Cómo evitar que las celdas se impriman en Excel

Si usted está usando Office 2010, en “Archivo -> Imprimir -> Configuración de página -> Hoja (pestaña)”, la configuración de “Área de impresión” debe ser lo que usted está buscando. En mi ejemplo, sólo se imprimirán las columnas A:J; sin embargo, todo se muestra cuando se ve en pantalla.

Este es el aspecto del diálogo:

Esto también puede ser accesible como “Diseño de página” → “Configuración de página” → (botón de la esquina) → “Configuración de página” → “Hoja”:

Esta solución no requiere que tomes medidas especiales antes y después de cada vez que necesites imprimir el archivo.  Se basa en la idea de usar un “Área de Impresión”, como sugieren Terence y Don Livezey.  Pon la(s) celda(s) que no quieres imprimir fuera del área de impresión.  Si eso es suficiente para ti, ya está.

Pero puede que quieras que la(s) celda(s) excluida(s) aparezca(n) dentro del área de impresión cuando estés editando la hoja de cálculo.  En ese caso, para cada celda que quieras mostrar pero no imprimir:

• Inserte una “forma”.  (Un rectángulo funciona mejor.)  Colóquela sobre la celda donde quiere que aparezcan los datos.  Déle el formato visual que desee.  Puede ser mejor no tener una línea de borde.  Establezca el color de relleno que desee para el color de fondo, o sin relleno para dejar que el color de relleno de la celda subyacente se vea (y hacer que la forma misma sea invisible).
• Configure la forma para que muestre el contenido de la celda deseada, seleccionando la forma y escribiendo una referencia (por ejemplo, =D15) en la barra de fórmulas de la parte superior_.  No escriba simplemente en la forma; si lo hace, la fórmula (=D15) se mostrará literalmente.
• Haga clic con el botón derecho del ratón en la forma y seleccione “Formatear forma”.  En Propiedades, puede seleccionar si la forma se imprime o no (desmarcando la casilla “Imprimir objeto”).  (En Excel 2013, esto se encuentra en “Opciones de forma” → “Tamaño y propiedades” → “Propiedades”).

Puede aplicar un formato normal (no condicional) para conseguirlo. Seleccione la celda, la fila y/o la columna en cuestión y vaya a “Formatear celdas”, a la que puede acceder a través de la cinta de opciones (“Inicio” → “Celdas” → “Formato”) o del atajo de teclado Ctrl+1.

En la pestaña “Número”, seleccione Categoría = “Personalizado” y para “Tipo” introduzca:

"";"";"";""

o simplemente

;;;

Esto le dice a Excel que muestre una cadena vacía si la celda contiene un número positivo, un número negativo, un cero o un texto (no numérico). Así, cualquier valor que no sea un error se ocultará en la pantalla y cuando se imprima.

He resuelto el mismo problema creando una hoja separada y copiando un enlace a la información que hay allí. Para ello, resalta toda la hoja original y cópiala (Ctrl+C). Ve a la nueva hoja y haz clic con el botón derecho en la primera celda. Selecciona el icono de enlace en las opciones de pegado. Todo lo que se pegue estará sin formato, así que tendrás que corregirlo. Las celdas vacías contendrán ceros. Esto se puede rectificar yendo a “Archivo” Opciones" Avanzadas" y desmarcando la casilla “Mostrar un cero en las celdas que tienen un valor cero”.

Ahora puede eliminar las celdas, filas o columnas que no quiera que aparezcan en la impresión. La hoja de impresión se actualizará a medida que usted actualice la hoja original.

Si, como yo, tienes una hoja base que copias para diferentes periodos de tiempo o propósitos, puedes crear esta hoja de impresión para la hoja base. Cuando necesite un nuevo par, simplemente copie ambas hojas y la nueva hoja de impresión se vinculará a la nueva hoja.

Cuando necesitaba hacer lo que dices, lo que hacía era

Usar la función en el editor de código (VBA):

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)

para ocultar las columnas o filas, hacer la impresión y luego desocultarlas.

Ejemplo:

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
    If ActiveSheet.Name = "Sheet1" Then
        Cancel = True
        Application.EnableEvents = False
        Application.ScreenUpdating = False
        With ActiveSheet
            .Rows("10:15").EntireRow.Hidden = True
            .PrintOut
            .Rows("10:15").EntireRow.Hidden = False
        End With
        Application.EnableEvents = True
        Application.ScreenUpdating = True
    End If
End Sub

O cambiar la parte respectiva para ocultar las columnas (este ejemplo oculta las columnas B y D):

With ActiveSheet
            .Range("B1,D1").EntireColumn.Hidden = True
            .PrintOut
            .Range("B1,D1").EntireColumn.Hidden = False
        End With

O ocultar todas las filas con una celda en blanco en la columna A:

With ActiveSheet
            On Error Resume Next
            .Columns("A").SpecialCells(xlCellTypeBlanks).EntireRow.Hidden = True
            .PrintOut
            .Columns("A").SpecialCells(xlCellTypeBlanks).EntireRow.Hidden = False
            On Error GoTo 0
        End With

Enlaces:

• Ocultar filas, columnas o celdas al imprimir una hoja
• Impedir la impresión de celdas específicas
• [ ¿Cómo añadir VBA en MS Office?

No tengo suficientes puntos de reputación para comentar otros posts, así que añadiré una “respuesta” con algunas observaciones. Yo tenía la misma o similar necesidad, y hay pros y contras de varios enfoques.

• Ajustar el área de impresión: Esto puede funcionar dependiendo del diseño de la hoja, pero no maneja demasiado bien una selección de área de impresión no contigua. O, tal vez lo maneja muy bien, pero el enfoque seleccionado no funciona en mi caso. Por ejemplo, si tengo una hoja de cálculo con columnas A-E, y quiero ocultar las columnas B y D en la impresión, entonces pone cada columna impresa {A, C, E} en una página separada. No es realmente lo que quería.

• Poner el texto en blanco sobre blanco: Podría funcionar en algunos casos, pero CUIDADO no evita que los datos ocultos se filtren. Si está tratando de ocultar información sensible, sepa que si imprime en PDF, los datos seguirán estando presentes en el archivo PDF. Aunque sea blanco sobre blanco, sigue estando ahí, y se puede copiar/pegar fuera del archivo PDF.

Yo prefiero el enfoque que utiliza macros para ocultar las columnas seleccionadas al imprimir, aunque me doy cuenta de que puede no ser aplicable o la mejor opción en todas las situaciones.

Puede “ocultar” filas o columnas enteras haciendo clic con el botón derecho del ratón en la fila/columna y seleccionando “Ocultar”. Esto evitará que la fila/columna se imprima (o se muestre). Si tiene varias filas/columnas, puede resaltarlas haciendo “clic y arrastrando” si están juntas o haciendo Ctrl+clic si no están juntas. Cuando las filas/columnas están ocultas, su número/letra no se muestra. Para desocultarlas sólo tienes que resaltar las filas/columnas de cada lado y hacer “click derecho” y seleccionar “Desocultar”.

No estoy seguro de si se puede evitar que se impriman celdas individuales aparte de cambiar el color de la fuente. Es posible que puedas automatizar esto con el formato condicional.

Para evitar que la fila o la columna se imprima, puede ocultarla de la vista:

1. Seleccione la(s) fila(s)/columna(s)
2. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre ella
3. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre ella
4. Elegir “Ocultar” en el menú contextual

La forma alternativa es crear un grupo y luego colapsarlo:

1. Seleccionar fila(s)/columna(s)
2. Elegir la pestaña Datos (en el menú contextual) 2. Escoger la pestaña Datos (en la cinta de opciones) -> botón Grupo en el grupo Contorno

Ahora puede contraer/expandir rápidamente la(s) fila(s)/columna(s) para editar/imprimir.

También eche un vistazo al vídeo que describe múltiples formas de ocultar celdas (incluyendo la descrita anteriormente).

He pasado por el camino de “borrar contenidos” y puedo decir que en un día ajetreado, no es difícil olvidarse de deshacer algo sólo por el hecho de imprimir.

Mi proceso desde entonces consiste en tener una pestaña de “trabajo” (origen), con un mensaje de “no tocar” para cualquier compañero que esté trabajando en mi archivo, así como una pestaña de “impresión” (destino) que dibuja directamente desde la pestaña de trabajo sin tener que preocuparse de borrar, ocultar o acordarse de volver a poner.

Cuando actualizo el origen, el destino recibe toda la información que necesita, y no pierdo horas de trabajo de las que debería haber hecho una copia de seguridad.

También, haz una copia de seguridad de tus archivos, jeje.

Saludos

Teniendo en cuenta el consejo anterior de que la fuente blanca puede ser visible en la impresión del PDF, utilizo la siguiente técnica:

Utilizo una celda fuera del área de impresión con una entrada “1” o “0”.

Luego hago referencia a este campo en el formato condicional de todas las celdas que se requieren para no imprimir.

Si A1=0 entonces establece el formato a la fuente blanca.

Si A1=1 entonces ponga el formato en negro o en cualquier color de fuente que desee.

La segunda línea puede no ser necesaria pero también le permite resaltar áreas usando diferentes números para un rango o celdas individuales a los fondos, bordes y fuentes que usted elija seleccionando un rango de números en la celda A1.

Además de ocultar columnas o filas como se sugiere arriba. Podría considerar las vistas personalizadas como una forma sencilla de aplicar y des-aplicar lo que no quiere mostrar.

Por ejemplo, si imprime una columna para un vendedor, otra para un almacén y otra con todo, puede crear una vista personalizada para cada una y cambiar fácilmente a cualquiera de ellas.

Otra forma sencilla es borrar temporalmente el contenido de la celda resaltando las celdas seleccionadas - clic derecho y seleccionar “Borrar contenido”.

Ahora puedes imprimir y luego hacer clic en el botón Deshacer y todo vuelve a la normalidad.